2018年11月3日晚，东莞深圳蔡氏宗亲总会在东莞长安锦绣酒搂召开成立庆典举办前的协调会，对11月11日举办成立庆典活动的会议议程、会场布置、嘉宾接待、用餐安排等筹备工作进行集体酝酿协商，以提高庆典活动的质量和各项会务工作效率。

  会上，对举办成立庆典活动过程及活动细节中会可能会遇上或存在一些旁枝末节的问题，大家积极发言，提建议、找问题、主动作为；在对待具体工作时，大家开拓思维、创新实施，一致表态按质按量地完成各项任务。

  东莞深圳蔡氏宗亲总会执行会长蔡文勋就会场布置、就餐地点安排等亲临现场给大家做会务指导工作，充分体现了东莞深圳蔡氏宗亲总会领导班子对本次庆典活动的重视。他一再强调，重视是前提，组织严密是保证，团结协作是关键，确保庆典圆满举办。总体而言，东莞深圳蔡氏宗亲总会的成立庆典活动意义非常重大，是向外界传递东莞深圳蔡氏宗亲总会的信息，展示东莞深圳蔡氏宗亲总会的形象、风貌，希望获得外界各地宗亲的进一步认可和支持，更好推动东莞深圳蔡氏宗亲总会的发展。

   这次会议，确定了细致周密、科学严谨的庆典方案，包括庆典活动前后几天的时间、地点、落实与会人员名单、庆典议程安排、庆典文件和材料准备、其他有关事项（报到、住宿、接机、车辆调度、会场布置、会议工作人员组成等）。并将这些细节上的内容安排到任、负责到人，并且把整个庆典活动日程安排以文字形式发给每一位会务工作人员，让大家明白自己该干什么。

  最后，蔡文勋宗长再次强调，在庆典活动过程中，庆典现场工作人员要积极发挥主观能动性，从小处入手，细心观察，善于把握细节，把握好与会人员的服务需求。每一个参加会务接待的人员都要任劳任怨的把每一项工作落到实处，服从组织安排，应对突发情况。成员之间要达成了一种默契，展现总会精神和求实、团结的总会文化，给与会嘉宾、宗亲留下了深刻的印象。